La transformación digital en las organizaciones.

En las últimas décadas han ocurrido cambios extraordinarios en el contexto social, organizacional y económico, que son tan importantes como los cambios ocurridos en varios siglos de evolución.

La disponibilidad de nuevos sistemas de comunicación, transporte  y tecnología han revolucionado la manera y la velocidad con que los seres humanos nos relacionamos, nos informamos, interactuamos y nos movemos.

QUE ES LA TRANSFORMACION DIGITAL?

El concepto de transformación digital en el ámbito organizacional, es el cambio de métodos tradicionales para resolver problemas por el uso de conceptos y herramientas novedosas que se han puesto a disposición del público para innumerables aplicaciones. Todo esto, teniendo en cuenta que los problemas que afronta la sociedad son en su mayoría nuevos o diferentes a los tradicionales.  Por tanto, las soluciones deben también adaptarse al contexto actual. Además, considerando el acercamiento proactivo, estas soluciones son diseñadas en muchos casos, con miras a la sostenibilidad y la evolución de las organizaciones a mediano y largo plazo.

SOLUCIONES TRADICIONALES

Cuando hablamos de “métodos tradicionales para solucionar problemas” nos referimos por ejemplo al uso del papel y de archivadores para llevar registro  de transacciones,  cálculos de presupuestos o de precios; listas de clientes y su información de contacto, órdenes de compra con sus respectivos requerimientos y evaluación de empleados junto con la definición de objetivos corporativos.  Cuando la operación es pequeña, tal vez parezca sencillo, pero una vez que  incrementa el número de clientes o productos, todo se vuelve más complejo de manejar.

De un lado, se busca organizar, mantener, estandarizar y actualizar esta información; de otro lado se considera el inconveniente y el tiempo necesario para utilizar esta información y agregar valor a la compañía.  Para aprovechar este conocimiento en la toma de decisiones, en el seguimiento de rutina de los procesos y resultados.  No es fácil  revisar de decenas o cientos de documentos para analizar tendencias o evaluar desempeños. Tampoco es eficiente utilizar espacio físico para almacenar archivos, por ejemplo.

Otra situación tradicional consiste en las interacciones humanas que requieren de reuniones presenciales, llamadas telefónicas, compras en tienda o firmas notariadas. Con un mayor volumen de actividades, de información y de accesos disponibles a diario, el tiempo se hace insuficiente para abarcar las responsabilidades de la misma forma en que se hacía antes.  La globalización permite que podamos interactuar con personas y entidades en cualquier rincón del planeta. Los medios de transporte nos permiten llegar más rápido a lugares más lejanos; pero aún así , el tiempo es limitado y se busca siempre aprovecharlo mejor:  comunicarse con más personas y realizar más tareas.

SOLUCIONES DIGITALES

La transformación digital permite el registro de  información sin el uso del papel; la hace accesible y visible de manera ágil, eficiente, eficaz y segura.  La digitalización permite deshacerse del espacio físico requerido para almacenar documentos. Esto  además agiliza la búsqueda y el procesamiento de datos para responder de manera oportuna a las necesidades de la organización.  Se tiene acceso a la información con las características que se valoran del método tradicional y se gana velocidad, espacio y flexibilidad. Para este efecto, la utilización de recursos de almacenamiento de la información, así como el desarrollo de herramientas que permiten la captura de datos, son hoy en día fundamentales para la implementación de estas soluciones.

Desde otro ángulo, las interacciones personales pueden realizarse de manera virtual, de tal forma que en el tiempo limitado con el que se cuenta, sea posible llegar a muchas personas en locaciones diferentes.  La tecnología digital habilita las transacciones no presenciales , aún sin requerir la intervención de personal. Se logra optimizar el uso de los recursos (i.e. locales comerciales, oficinas, etc.) para acceder al público de manera efectiva y en mayor volumen.  Como ejemplo se encuentran el uso de herramientas y páginas web que permiten informar al público, realizar compras, entre otras y el uso de las redes sociales para el mercadeo de productos o servicios.

EL ASPECTO HUMANO

La transformación digital también llama a un cambio de mentalidad y de hábitos dentro de las organizaciones para así lograr la ejecución y el aprovechamiento adecuado de procesos y nuevas  herramientas de trabajo. El proceso de transformación digital puede ser lento en proporción a la  la resistencia al cambio. Es por eso, que es muy importante saber introducir las iniciativas de proyectos de digitalización en la organización de manera que quienes deban contribuir a su ejecución y sostenimiento tengan la motivación y entendimiento adecuados de lo que esto conlleva.

Antes de proceder a implementar un proyecto de transformación digital es crucial revisar muchos aspectos de la organización por varios ángulos: el talento, la cultura organizacional, el modelo operativo, los productos.  Para tener transición lógica y estructurada entre lo tradicional y lo innovador, sin entorpecer las actividades fundamentales del negocio, es importante entender y evaluar las ventajas y desventajas de las soluciones propuestas. Hay que tener en cuenta que no se debe  asumir que cualquier solución digital  es una mejora a los procesos o herramientas tradicionales.

EN CONCLUSIÓN

Las aplicaciones de la digitalización son innumerables. Son tantas como la mente pueda imaginar y tiene muchas aplicaciones.  El día de hoy está presente entre nosotros y se puede argumentar que quienes no la adoptan operan en desventaja. Muchos de los países latinoamericanos (incluyendo Colombia) se encuentran en lo que se llama etapa “de transición” de la digitalización donde la población tiene acceso a servicios digitales de forma razonable y confiable.  Las redes de comunicación ofrecen avances en velocidad y habilidad. Sin embargo, según lo indica el ranking de competitividad digital de IMD publicado en el 2018, Colombia se encuentra en el puesto 58 de 63 economías mundiales evaluadas en categorías tales como conocimiento, tecnología y preparación para el futuro.  Esto muestra la potencialidad que hace falta aprovechar en las organizaciones colombianas y las oportunidades de mejoras que se pueden adaptar para aumentar la competitividad de las industrias de nuestro país.

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